法律遵循三大工具
法令遵循手冊
全體員工、主要協力廠商及新進人員皆須人手一本,內容除了依照各利害關係對象列出主要涉及之法規原則。就「職場平權」、「贈收賄防止」、「公平交易」等重大議題,制定「性騷擾防治申訴辦法」、「員工接受招待、贈禮或支領鐘點酬勞稿費作業規定」、「與競爭同業洽談申請作業說明」與相關表單;也提供「規定或法令之諮詢管道」、「發現違規或違法事件之舉發申訴管道」,讓員工執行相關職務時可參閱並使用表單,協助治理單位推廣及落實法令遵循。
法令遵循教育訓練
所有同仁(含主管、直接人員、間接人員及新進人員)在職期間每年均必須接受法令遵循年度課程回訓,否則將會影響該年度績效成績,課程後不僅簽署承諾書,亦須完成法令遵循意識測驗,以確認同仁確實知悉法令遵循內容。接受法令遵循教育訓練參與率達100%。也發行法律電子報與法律時事報導,內容彙整重大法規修正及法律時事相關資訊(如:著作權、防範詐騙、反貪腐)。
舉發保護制度
若發現公司內外有違反法令或公司規定者,除了透過一般管道向主管或公司有關部門提出之外,亦可循「舉發案件處理流程」提出申訴。案件經提出後,住華科技除了將舉發申訴人之個人資料加以保密外,也保障其人身安全及工作權等權利不受侵害。如法律效力超過住華科技之能力範圍,亦會尋求外部警察等公務機關之協助。
本舉發管道除了員工之外,其他利害關係人,如:員工家屬、供應商、客戶等均可使用,2023年度共處理8件,案件類型多為違反公司規則,未涉及貪腐,投訴人皆為公司內部人員,皆依舉發案件處理流程進行調查、報告、回覆並結案。
法律遵循原則
內部控制與J-SOX
本公司依據日本金融商品交易法(J-SOX)要求的標準,以及公開發行公司建立內部控制處理準則,執行內部稽核作業。
在J-SOX法規的遵循上,2008年導入公司層級控制(CLC, Company Level Control)及財務決算報導控制(FCRC, Financial Closing and Reporting Control)的自我評估;2015年更擴大導入範圍,執行作業層級控制 (BPC, Business Process Control)的自我評估。
隨著資訊科技的在內部稽核領域的發展與應用,持續營運稽核概念已成為重要趨勢,於2014年導入電腦輔助稽核工具--審計命令語言(ACL, Audit Command Language)系統,持續強化稽核效率與效能。藉由內部稽核與J-SOX內控自評的同時並行進行電腦輔助稽核,以持續的覆核與改善作業,確保公司各項內部控制設計的適切性與執行面的有效性。